Produktivitas kantor tidak hanya ditentukan oleh komputer, aplikasi, atau koneksi internet.
Perangkat print juga ikut memengaruhi alur kerja sehari-hari.
Ketika mesin sering bermasalah, toner habis tanpa diketahui, pengguna harus antre, atau terlalu banyak perangkat tidak efisien tersebar di kantor, waktu kerja dapat terbuang tanpa terlihat.
Karena itu, sistem cetak terkelola dapat membantu perusahaan membuat lingkungan print lebih teratur dan mendukung produktivitas.
Apa yang Dimaksud Sistem Cetak Terkelola?
Sistem cetak terkelola adalah pendekatan untuk mengelola perangkat print sebagai satu lingkungan, bukan sebagai mesin yang berdiri sendiri.
Pengelolaan dapat mencakup:
- Perangkat
- Volume cetak
- Supplies
- Service
- Maintenance
- Distribusi mesin
- Kebijakan penggunaan
- Monitoring
- Workflow dokumen
Dalam bentuk yang lebih lengkap, pendekatan ini dikenal sebagai Managed Print Services.
1. Mengurangi Waktu yang Hilang karena Downtime
Printer atau mesin fotocopy yang sering bermasalah dapat membuat karyawan kehilangan waktu.
Pengguna mungkin harus:
- Mengulang print
- Mencari perangkat lain
- Menghubungi IT
- Menunggu teknisi
- Memindahkan pekerjaan
Jika kondisi ini sering terjadi, dampaknya tidak lagi sekadar masalah teknis.
Downtime berubah menjadi masalah produktivitas.
Dengan pengelolaan yang lebih terstruktur, kondisi perangkat dapat dipantau dan maintenance dapat dilakukan lebih terencana.
2. Supplies Tidak Menunggu Sampai Habis
Salah satu gangguan paling sederhana adalah toner habis saat perangkat sedang dibutuhkan.
Jika pengadaan baru dilakukan setelah toner kosong, aktivitas kerja bisa terganggu.
Pengelolaan supplies yang lebih baik membantu perusahaan:
- Mengetahui kebutuhan toner
- Menjaga stok minimum
- Menghindari pembelian mendadak
- Mengurangi overstock
- Mengurangi waktu administrasi
Dengan begitu, pengguna tidak harus ikut memikirkan urusan supplies setiap saat.
3. Perangkat Ditempatkan Berdasarkan Kebutuhan
Tidak semua departemen membutuhkan jenis mesin yang sama.
Finance mungkin banyak mencetak mono.
Marketing mungkin lebih sering menggunakan warna.
Departemen tertentu membutuhkan A3, sementara yang lain cukup A4.
Dengan sistem cetak terkelola, penempatan perangkat dapat disesuaikan dengan:
- Jumlah pengguna
- Volume
- Fungsi
- Lokasi
- Kebutuhan warna
- Ukuran dokumen
Hal ini membantu mengurangi antrean sekaligus menghindari perangkat yang jarang digunakan.
4. Mengurangi Beban Tim IT
Printer sering menjadi salah satu perangkat yang ikut menyita waktu tim IT.
Masalah yang muncul dapat berupa:
- Driver
- Network
- Konfigurasi
- Error
- Firmware
- User complaint
- Koordinasi service
Jika pengelolaan perangkat dialihkan sebagian kepada penyedia layanan, tim IT dapat lebih fokus pada pekerjaan yang lebih strategis.
5. Monitoring Membantu Pengambilan Keputusan
Tanpa data, perusahaan sulit mengetahui apakah lingkungan print sudah efisien.
Monitoring dapat membantu melihat:
- Volume per perangkat
- Perbandingan mono dan warna
- Perangkat dengan beban tinggi
- Perangkat yang terlalu jarang digunakan
- Kebutuhan supplies
- Frekuensi service
Data ini dapat digunakan untuk menentukan apakah perangkat perlu dipindahkan, diganti, dikurangi, atau ditambah.
6. Kebijakan Print Dapat Dibuat Lebih Konsisten
Perusahaan dapat menerapkan kebijakan sederhana seperti:
- Duplex sebagai default
- Mono untuk dokumen internal
- Warna hanya jika diperlukan
- Pengurangan duplicate print
- Preview sebelum print
Tujuannya bukan membatasi pengguna secara berlebihan.
Kebijakan digunakan untuk mengurangi pemborosan dan membuat penggunaan perangkat lebih konsisten.
7. Mendukung Digitalisasi Dokumen
Mesin multifungsi modern juga dapat menjadi bagian dari workflow digital.
Fungsi scan dapat digunakan untuk:
- Scan ke email
- Scan ke network folder
- Distribusi dokumen
- Arsip digital
- Pengiriman dokumen antar-departemen
Dengan begitu, tidak semua proses harus berakhir pada dokumen kertas.
Baca juga Manfaat Digitalisasi Dokumen Bisnis.
8. Membantu Mengontrol Biaya
Produktivitas dan biaya sering berjalan bersama.
Perangkat yang salah ukuran, supplies yang tidak terkontrol, serta downtime yang tinggi dapat meningkatkan biaya operasional.
Sistem cetak terkelola membantu perusahaan melihat biaya secara lebih menyeluruh, termasuk:
- Perangkat
- Supplies
- Service
- Spare part
- Volume
- Downtime
Dengan data tersebut, perusahaan dapat membuat keputusan yang lebih rasional.
9. Tidak Harus Dimulai dari Sistem yang Kompleks
Managed Print Services tidak selalu berarti perusahaan harus langsung menggunakan software print management yang lengkap.
Implementasi dapat dimulai dari:
- Inventaris perangkat
- Pengukuran volume
- Pengelolaan supplies
- Preventive maintenance
- Evaluasi distribusi mesin
- Standardisasi perangkat
Setelah kebutuhan berkembang, fitur tambahan dapat diterapkan jika memang memberikan nilai.
10. Evaluasi Print Environment Secara Berkala
Kondisi perusahaan berubah.
Jumlah karyawan bertambah, departemen pindah, volume meningkat, atau proses kerja menjadi lebih digital.
Karena itu lingkungan print juga perlu dievaluasi secara berkala.
Pertanyaan sederhana yang dapat digunakan:
- Apakah jumlah mesin masih tepat?
- Apakah ada perangkat yang overload?
- Apakah ada perangkat yang hampir tidak digunakan?
- Apakah biaya warna terlalu tinggi?
- Apakah downtime meningkat?
- Apakah pengguna masih melakukan terlalu banyak proses manual?
Jawaban dari pertanyaan tersebut dapat menjadi dasar perbaikan.
Sistem Cetak Terkelola Bukan Sekadar Mengelola Printer
Tujuan akhirnya bukan membuat printer lebih sibuk.
Tujuannya adalah membuat pengguna dapat bekerja tanpa harus terlalu memikirkan perangkat print.
Ketika mesin sesuai kebutuhan, supplies tersedia, service terencana, dan lingkungan print dapat dipantau, gangguan operasional dapat dikurangi.
Itulah nilai utama dari sistem cetak terkelola.
Untuk melihat pilihan pengelolaan perangkat dan layanan print, kunjungi Layanan Nusaprint.
Untuk kebutuhan perangkat di Surabaya, lihat juga Sewa Mesin Fotocopy Surabaya untuk Perusahaan.
Jika perusahaan ingin mengevaluasi lingkungan print yang ada, hubungi Nusaprint untuk konsultasi.
