Manfaat Digitalisasi Dokumen Bisnis untuk Perusahaan

Dokumen bisnis tidak selalu harus berpindah dalam bentuk kertas.

Kontrak, invoice, laporan, formulir, dokumen HR, hingga arsip operasional dapat dikelola secara digital agar lebih mudah ditemukan, dibagikan, dan digunakan kembali.

Karena itu, digitalisasi dokumen bisnis menjadi bagian penting dalam upaya perusahaan meningkatkan efisiensi kerja.

Apa yang Dimaksud Digitalisasi Dokumen?

Digitalisasi dokumen adalah proses mengubah dokumen fisik menjadi format digital agar dapat disimpan, dicari, dibagikan, dan dikelola melalui sistem perusahaan.

Proses ini dapat dimulai dari hal sederhana:

• Scan dokumen
• Penyimpanan ke folder jaringan
• Penamaan file yang konsisten
• Pengelompokan berdasarkan departemen
• Distribusi dokumen secara digital
• Integrasi dengan sistem dokumen atau workflow

Tidak semua perusahaan harus langsung menggunakan sistem yang kompleks.

Yang lebih penting adalah membangun proses yang sesuai dengan kebutuhan aktual.

1. Dokumen Lebih Mudah Dicari

Dokumen kertas membutuhkan ruang penyimpanan dan sering memakan waktu ketika harus dicari kembali.

Dengan format digital, pencarian dapat dilakukan berdasarkan:

• Nama file
• Nomor dokumen
• Tanggal
• Customer
• Departemen
• Jenis dokumen

Proses pencarian yang lebih cepat membantu mengurangi waktu administratif.

2. Mengurangi Ketergantungan pada Dokumen Kertas

Digitalisasi tidak berarti seluruh aktivitas print harus dihentikan.

Namun perusahaan dapat mengurangi dokumen yang sebenarnya tidak perlu dicetak.

Contohnya:

• Draft internal
• Arsip sementara
• Dokumen untuk review
• Laporan yang hanya dibaca
• Dokumen antar-departemen

Dengan begitu, penggunaan kertas dapat lebih terkendali.

3. Mempermudah Distribusi Dokumen

Dokumen digital dapat dibagikan tanpa harus menggandakan kertas.

Misalnya satu dokumen hasil scan dapat dikirim ke:

• Email
• Shared folder
• Network folder
• Cloud storage
• Sistem dokumen internal

Hal ini membantu mempercepat distribusi informasi antar pengguna.

4. Membantu Kerja Antar-Departemen

Dokumen bisnis sering melibatkan lebih dari satu departemen.

Contohnya invoice dapat berpindah dari purchasing ke finance, lalu ke management untuk approval.

Dengan proses digital, perpindahan dokumen dapat dibuat lebih terstruktur sehingga tidak bergantung pada pengiriman berkas fisik.

5. Mengurangi Risiko Dokumen Hilang

Dokumen kertas dapat salah simpan, rusak, atau hilang.

Digitalisasi membantu perusahaan memiliki salinan elektronik yang dapat disimpan dengan struktur lebih teratur.

Tentu keamanan tetap perlu diperhatikan melalui:

• Hak akses
• Backup
• Folder terstruktur
• Naming convention
• Kebijakan penyimpanan

Digitalisasi tanpa tata kelola justru dapat menghasilkan folder yang berantakan.

6. Mempercepat Proses Scan

Mesin multifungsi modern tidak hanya digunakan untuk print dan copy.

Perangkat juga dapat berfungsi sebagai titik awal digitalisasi dokumen.

Fitur scan dapat digunakan untuk:

• Scan ke email
• Scan ke network folder
• Scan ke USB
• Scan dokumen multi-page
• Scan A3 dan A4
• Distribusi dokumen ke lokasi tertentu

Untuk perusahaan dengan aktivitas dokumen tinggi, kemampuan scan menjadi faktor penting ketika memilih perangkat.

7. Mengurangi Pekerjaan Manual

Jika proses dokumen masih sepenuhnya manual, karyawan dapat menghabiskan banyak waktu untuk:

• Menyalin dokumen
• Mengantar berkas
• Mencari arsip
• Menamai file satu per satu
• Memindahkan dokumen antar-folder

Digitalisasi dapat membantu menyederhanakan sebagian pekerjaan tersebut.

Pada kebutuhan yang lebih kompleks, proses ini dapat dikembangkan menjadi document workflow.

8. Mendukung Kerja Hybrid

Ketika dokumen hanya tersedia dalam bentuk fisik, akses biasanya terbatas pada lokasi kantor.

Format digital memungkinkan dokumen diakses sesuai kebijakan perusahaan tanpa selalu bergantung pada lemari arsip atau ruang tertentu.

Namun akses jarak jauh tetap perlu diatur dengan keamanan yang sesuai.

9. Menghemat Ruang Penyimpanan

Arsip dokumen fisik membutuhkan:

• Lemari
• Ruang
• Map
• Box
• Pengelolaan arsip

Semakin lama perusahaan beroperasi, kebutuhan ruang penyimpanan dapat terus bertambah.

Digitalisasi dapat membantu mengurangi sebagian kebutuhan tersebut.

10. Digitalisasi dan Mesin Fotocopy Multifungsi

Mesin fotocopy saat ini pada dasarnya merupakan multifunction device.

Satu perangkat dapat digunakan untuk:

• Print
• Copy
• Scan
• Distribusi dokumen

Karena itu, ketika perusahaan memilih perangkat baru, kemampuan scan sebaiknya tidak dianggap sebagai fitur tambahan saja.

Pada lingkungan tertentu, fungsi scan justru dapat memberikan nilai lebih besar daripada fungsi copy.

Apakah Semua Dokumen Harus Didigitalisasi?

Tidak.

Setiap perusahaan perlu menentukan dokumen mana yang:

• Harus disimpan secara fisik
• Dapat disimpan secara digital
• Memerlukan kedua format
• Memiliki periode retensi tertentu

Hal ini bergantung pada kebutuhan bisnis, kebijakan internal, dan regulasi yang berlaku.

Digitalisasi yang baik tidak dimulai dari “scan semuanya”, tetapi dari proses yang jelas.

Mulai dari Proses yang Sederhana

Perusahaan dapat memulai dengan:

• Menentukan jenis dokumen
• Menentukan lokasi penyimpanan
• Membuat standar nama file
• Menentukan hak akses
• Memilih perangkat scan
• Menentukan proses backup

Setelah proses dasar berjalan, perusahaan dapat mengevaluasi kebutuhan workflow yang lebih lanjut.

Hubungan Digitalisasi dengan Managed Print Services

Managed Print Services tidak hanya membahas jumlah printer.

Dalam lingkungan yang lebih matang, pengelolaan print dapat mencakup cara dokumen dibuat, dicetak, dipindai, dan didistribusikan.

Karena itu digitalisasi dokumen dapat menjadi bagian dari strategi pengelolaan informasi perusahaan.

Pelajari juga layanan Nusaprint untuk melihat pilihan pengelolaan perangkat dan kebutuhan print bisnis.

Pilih Perangkat yang Mendukung Proses Kerja

Jika aktivitas scan menjadi bagian penting dari pekerjaan, perusahaan sebaiknya mempertimbangkan:

• Kecepatan scan
• Kapasitas document feeder
• Dukungan ukuran A3/A4
• Duplex scanning
• Network connectivity
• Kemudahan penggunaan

Perangkat yang tepat dapat membantu digitalisasi menjadi lebih praktis bagi pengguna.

Jika perusahaan Anda sedang mengevaluasi perangkat untuk kebutuhan print sekaligus scan, hubungi Nusaprint untuk konsultasi.