Printer dan mesin multifungsi sering dianggap hanya sebagai perangkat untuk mencetak dokumen.
Padahal perangkat modern terhubung ke jaringan, memiliki konfigurasi sendiri, memproses file, dan pada beberapa model dapat menyimpan informasi tertentu selama proses kerja.
Karena itu, keamanan printer kantor sebaiknya menjadi bagian dari kebijakan keamanan IT perusahaan.
Printer Juga Merupakan Perangkat Jaringan
Dalam lingkungan perusahaan, printer dapat terhubung melalui:
- Ethernet
- Wi-Fi
- Print server
- Network folder
- Sistem manajemen perangkat
Artinya, printer bukan perangkat yang berdiri sendiri.
Jika konfigurasi tidak dikelola dengan baik, perangkat dapat menjadi titik lemah dalam lingkungan jaringan.
1. Dokumen Sensitif Tertinggal di Output Tray
Salah satu risiko paling sederhana justru berasal dari proses cetak itu sendiri.
Dokumen dapat berisi:
- Informasi keuangan
- Data karyawan
- Kontrak
- Informasi customer
- Laporan management
- Dokumen legal
Jika pengguna mencetak lalu terlambat mengambil dokumen, orang lain dapat melihat atau mengambilnya.
Karena itu, perusahaan dengan kebutuhan tertentu dapat mempertimbangkan secure print atau autentikasi pengguna.
2. Password Default Tidak Diganti
Perangkat baru sering memiliki konfigurasi awal atau credential tertentu untuk administrasi.
Jika password default dibiarkan terlalu lama, risiko akses ke halaman administrasi dapat meningkat.
Praktik dasar yang sebaiknya dilakukan:
- Ganti password administrator
- Batasi siapa yang boleh melakukan konfigurasi
- Dokumentasikan credential dengan aman
- Review akses secara berkala
Langkah sederhana ini sering memberikan manfaat besar.
3. Firmware Tidak Pernah Diperbarui
Firmware merupakan software yang mengatur fungsi perangkat.
Seperti perangkat jaringan lainnya, printer juga dapat menerima update yang memperbaiki bug atau aspek keamanan.
Jika firmware tidak pernah diperbarui, perangkat dapat tetap menggunakan versi lama yang tidak lagi ideal.
Karena itu update firmware sebaiknya menjadi bagian dari pengelolaan perangkat.
4. Konfigurasi Jaringan Terlalu Terbuka
Tidak semua fungsi harus tersedia untuk seluruh pengguna.
Perusahaan dapat mengevaluasi:
- Network access
- Remote administration
- Protocol yang digunakan
- Port yang tidak diperlukan
- Access control
- Web interface
Semakin banyak fungsi yang dibuka tanpa kebutuhan jelas, semakin besar permukaan yang perlu dikelola.
5. Scan juga Membawa Risiko Informasi
Mesin multifungsi tidak hanya mencetak.
Perangkat juga dapat digunakan untuk scan dokumen ke:
- Network folder
- Shared folder
- USB
- Sistem lain
Jika destination atau hak akses tidak dikontrol, dokumen dapat terkirim ke lokasi yang salah.
Karena itu workflow scan juga perlu menjadi bagian dari kebijakan keamanan.
6. Perangkat Lama Bisa Menjadi Tantangan
Perangkat yang masih berfungsi secara mekanis belum tentu ideal dari sisi pengelolaan keamanan.
Beberapa perangkat lama mungkin memiliki:
- Firmware yang sudah jarang diperbarui
- Fitur keamanan terbatas
- Konfigurasi yang tidak sesuai kebijakan baru
- Protocol lama
Karena itu usia perangkat tidak hanya perlu dilihat dari kondisi mekanik, tetapi juga dari kemampuan pengelolaannya.
7. Terlalu Banyak Printer Membuat Pengelolaan Sulit
Semakin banyak perangkat, semakin banyak konfigurasi yang perlu diperiksa.
Tim IT harus memperhatikan:
- IP address
- Firmware
- Password
- Driver
- Status perangkat
- Policy
- Supplies
Jika jumlah perangkat bertambah tanpa standar, pengelolaan keamanan menjadi semakin kompleks.
Fleet yang lebih terstruktur biasanya lebih mudah dikelola.
8. Tidak Ada Standardisasi Konfigurasi
Satu printer mungkin memiliki password.
Printer lain tidak.
Satu perangkat diperbarui firmware-nya.
Perangkat lain masih menggunakan konfigurasi lama.
Situasi seperti ini membuat perusahaan sulit mengetahui tingkat keamanan sebenarnya.
Standardisasi dapat mencakup:
- Naming
- Password policy
- Firmware
- Network setting
- Access setting
- Konfigurasi fitur
Dengan standar yang jelas, monitoring menjadi lebih mudah.
9. Print Security Bukan Hanya Masalah Teknologi
Keamanan juga bergantung pada kebiasaan pengguna.
Contohnya:
- Mencetak dokumen rahasia lalu meninggalkannya
- Mengirim scan ke alamat yang salah
- Membagikan credential perangkat
- Menggunakan USB tanpa kontrol
- Tidak melaporkan aktivitas perangkat yang tidak biasa
Karena itu kebijakan dan edukasi pengguna tetap diperlukan.
10. Perangkat Enterprise Memberikan Opsi Pengelolaan Lebih Lengkap
Untuk perusahaan dengan kebutuhan keamanan lebih tinggi, perangkat kelas enterprise umumnya menyediakan fitur pengelolaan yang lebih lengkap.
Pada lingkungan HP Enterprise, misalnya, beberapa lini perangkat mendukung pendekatan keamanan dan manajemen yang lebih luas melalui fitur seperti HP Wolf Security dan platform firmware enterprise.
Namun fitur yang tersedia dapat berbeda menurut model dan konfigurasi perangkat.
Karena itu pemilihan mesin sebaiknya tetap disesuaikan dengan kebutuhan aktual perusahaan.
Baca juga Keunggulan HP LaserJet Enterprise untuk Kebutuhan Bisnis.
Apakah Semua Kantor Membutuhkan Secure Print?
Tidak selalu.
Perusahaan dengan dokumen umum dan risiko rendah mungkin cukup dengan pengelolaan dasar.
Namun secure print menjadi lebih relevan untuk lingkungan seperti:
- Finance
- HR
- Legal
- Healthcare
- Management
- Government
- Perusahaan dengan dokumen rahasia
Teknologi sebaiknya digunakan berdasarkan tingkat risiko, bukan hanya karena fitur tersebut tersedia.
Hubungan Keamanan dengan Managed Print Services
Managed Print Services dapat membantu perusahaan melihat perangkat secara lebih terstruktur.
Selain volume dan supplies, perusahaan dapat memasukkan aspek keamanan dalam pengelolaan seperti:
- Inventaris perangkat
- Firmware
- Konfigurasi
- Lifecycle perangkat
- Policy penggunaan
- Monitoring
Dengan demikian printer menjadi bagian dari lingkungan IT yang dikelola, bukan sekadar mesin di sudut kantor.
Pelajari juga Layanan Nusaprint untuk melihat pendekatan pengelolaan perangkat dan print environment.
Mulai dari Audit Sederhana
Perusahaan dapat memulai dengan pertanyaan berikut:
- Berapa jumlah printer yang terhubung ke jaringan?
- Siapa yang mengetahui password administrator?
- Apakah firmware masih diperbarui?
- Apakah ada perangkat lama yang tidak lagi digunakan?
- Apakah dokumen sensitif sering dicetak?
- Apakah pengguna membutuhkan secure print?
- Apakah konfigurasi sudah distandardisasi?
Jawaban dari pertanyaan tersebut dapat menunjukkan area mana yang perlu diperbaiki lebih dahulu.
Keamanan Printer Harus Proporsional
Tidak semua perusahaan membutuhkan sistem keamanan yang kompleks.
Yang penting adalah tingkat perlindungan sesuai dengan risiko dokumen dan lingkungan kerja.
Mulai dari konfigurasi dasar, lifecycle perangkat, dan kebiasaan pengguna sebelum menambah solusi yang lebih kompleks.
Jika perusahaan Anda ingin mengevaluasi perangkat dari sisi keamanan sekaligus kebutuhan operasional, hubungi Nusaprint untuk konsultasi.
