Dalam lingkungan kantor, printer dan multifunction device tidak hanya digunakan untuk mencetak.
Perangkat juga perlu dikonfigurasi, dipantau, diperbarui, dan dikelola agar tetap sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
Pada perangkat HP, salah satu alat yang sering digunakan adalah HP Embedded Web Server atau EWS.
Namun EWS berbeda dengan printer management software yang digunakan untuk mengelola banyak perangkat sekaligus.
Apa Itu HP Embedded Web Server?
HP Embedded Web Server adalah antarmuka berbasis web yang tersedia pada perangkat tertentu.
Administrator dapat mengaksesnya melalui browser menggunakan alamat IP perangkat.
Melalui EWS, pengguna yang memiliki akses dapat melihat atau mengubah berbagai konfigurasi perangkat.
Fungsinya dapat mencakup:
- Status perangkat
- Informasi supplies
- Konfigurasi jaringan
- Security setting
- Email setting
- Scan setting
- Firmware information
- Device configuration
Fitur yang tersedia dapat berbeda tergantung model perangkat.
EWS Digunakan untuk Satu Perangkat
Salah satu karakter utama EWS adalah pengelolaan secara individual.
Jika perusahaan hanya memiliki satu atau dua printer, pendekatan ini masih cukup praktis.
Administrator dapat membuka alamat IP setiap perangkat dan melakukan konfigurasi langsung.
Namun ketika jumlah printer bertambah, pengelolaan satu per satu mulai memakan waktu.
Apa Itu Printer Management Software?
Printer management software digunakan untuk mengelola beberapa perangkat dari satu platform.
Tujuannya adalah membantu tim IT melihat lingkungan print secara lebih terpusat.
Fungsinya dapat mencakup:
- Inventaris perangkat
- Monitoring status
- Monitoring supplies
- Konfigurasi
- Firmware management
- Reporting
- Security assessment
- Deployment setting
Kemampuan software sangat bergantung pada platform yang digunakan.
Perbedaan Utama EWS dan Printer Management Software
Secara sederhana:
HP Embedded Web Server lebih cocok untuk mengelola satu perangkat secara langsung.
Sedangkan printer management software lebih cocok untuk mengelola banyak perangkat dari satu lokasi.
Contohnya:
Jika perusahaan memiliki 3 printer, membuka EWS satu per satu mungkin masih mudah.
Jika perusahaan memiliki 50 perangkat di beberapa departemen atau kantor, pengelolaan manual menjadi lebih rumit.
1. Cara Akses
EWS biasanya diakses melalui browser menggunakan IP address perangkat.
Printer management software menggunakan aplikasi atau platform terpusat.
Artinya, administrator tidak perlu selalu masuk ke setiap perangkat secara terpisah.
2. Jumlah Perangkat
EWS:
Cocok untuk pengelolaan individual.
Printer management software:
Lebih sesuai untuk fleet dengan beberapa atau banyak perangkat.
Semakin besar lingkungan print, semakin besar manfaat pengelolaan terpusat.
3. Monitoring Supplies
Melalui EWS, administrator dapat melihat kondisi toner atau consumable pada perangkat tertentu.
Pada printer management software, status supplies dari banyak perangkat dapat dilihat dalam satu tampilan.
Hal ini membantu perusahaan mengetahui perangkat mana yang mulai membutuhkan toner atau maintenance.
4. Konfigurasi Perangkat
EWS dapat digunakan untuk mengubah konfigurasi satu perangkat.
Misalnya:
- Network setting
- Security
- Scan
- Device preference
Pada printer management software, beberapa konfigurasi dapat diterapkan secara lebih terstruktur ke banyak perangkat, tergantung kemampuan platform.
5. Firmware Management
Firmware perlu dikelola untuk menjaga stabilitas dan keamanan perangkat.
Jika hanya menggunakan EWS, administrator perlu mengecek perangkat secara individual.
Pada lingkungan dengan banyak perangkat, printer management software dapat membantu membuat proses monitoring atau update lebih terpusat.
6. Security Management
EWS memberikan akses ke pengaturan keamanan pada satu printer.
Namun pada lingkungan enterprise, perusahaan biasanya membutuhkan pandangan yang lebih luas.
Contohnya:
- Apakah password administrator sudah diterapkan?
- Apakah firmware sudah sesuai?
- Apakah ada protocol yang tidak dibutuhkan?
- Apakah konfigurasi antarperangkat konsisten?
Pengelolaan terpusat membantu perusahaan melakukan standardisasi.
7. Reporting
EWS umumnya lebih fokus pada perangkat yang sedang diakses.
Printer management software dapat memberikan gambaran lebih luas seperti:
- Jumlah perangkat
- Status fleet
- Volume
- Supplies
- Error
- Penggunaan
- Device health
Informasi tersebut lebih berguna untuk pengelolaan lingkungan print secara keseluruhan.
Kapan EWS Sudah Cukup?
EWS dapat cukup ketika:
- Jumlah perangkat sedikit
- Konfigurasi jarang berubah
- Administrator mengetahui setiap perangkat
- Monitoring masih mudah dilakukan manual
- Tidak membutuhkan reporting terpusat
Untuk kantor kecil, pendekatan ini sering sudah memadai.
Kapan Printer Management Software Mulai Dibutuhkan?
Software terpusat mulai lebih relevan ketika:
- Jumlah perangkat bertambah
- Printer tersebar di beberapa departemen
- Perusahaan memiliki beberapa lokasi
- Konfigurasi perlu distandardisasi
- Monitoring supplies semakin sulit
- Tim IT membutuhkan reporting
- Security perlu dikelola lebih konsisten
Dalam kondisi tersebut, mengakses perangkat satu per satu menjadi tidak efisien.
Tidak Sama dengan Print Management untuk User
Ada satu hal yang sering membingungkan.
Printer management software untuk perangkat tidak selalu sama dengan print management software untuk pengguna.
Device management lebih banyak mengelola:
- Printer
- Configuration
- Firmware
- Supplies
- Device status
Sedangkan user print management dapat mengelola:
- Siapa yang mencetak
- Print quota
- Authentication
- Secure release
- Print policy
- Reporting berdasarkan user
Keduanya memiliki fungsi berbeda, meskipun dapat digunakan bersama dalam satu lingkungan.
Hubungan dengan Managed Print Services
Dalam Managed Print Services, pengelolaan perangkat tidak hanya berfokus pada perbaikan mesin.
Data dari fleet dapat membantu melihat:
- Perangkat yang overload
- Perangkat yang jarang digunakan
- Supplies
- Service
- Lifecycle
- Konfigurasi
Semakin besar fleet, semakin penting pengelolaan yang terstruktur.
Pelajari juga Layanan Nusaprint untuk melihat pendekatan pengelolaan perangkat dan print environment.
Pilih Tools Sesuai Skala Lingkungan Print
Tidak semua perusahaan membutuhkan platform management yang kompleks.
Jika hanya beberapa perangkat, EWS dapat menjadi alat yang cukup praktis.
Jika fleet berkembang, software pengelolaan terpusat dapat membantu mengurangi pekerjaan manual dan memberikan visibilitas yang lebih baik.
Kuncinya bukan menggunakan software sebanyak mungkin, tetapi memilih tools yang sesuai dengan skala dan kebutuhan perusahaan.
Untuk perusahaan yang ingin mengevaluasi pengelolaan fleet printer atau multifunction device, hubungi Nusaprint untuk konsultasi.
