Lingkungan sekolah memiliki kebutuhan cetak yang cukup beragam.
Administrasi, materi pembelajaran, laporan, formulir, dokumen keuangan, hingga kebutuhan guru dan siswa dapat menggunakan perangkat print setiap hari.
Jika tidak dikelola dengan baik, jumlah perangkat, penggunaan toner, service, dan biaya cetak dapat berkembang tanpa kontrol yang jelas.
Di sinilah Managed Print Services untuk sekolah dapat membantu.
Tantangan Print di Lingkungan Sekolah
Sekolah sering memiliki beberapa perangkat yang tersebar di:
- Tata usaha
- Ruang guru
- Perpustakaan
- Laboratorium
- Keuangan
- Kepala sekolah
- Ruang administrasi
Masalah mulai muncul ketika setiap perangkat dikelola sendiri-sendiri.
Akibatnya dapat terjadi:
- Toner habis tanpa terpantau
- Printer terlalu banyak
- Service tidak terjadwal
- Biaya cetak sulit dihitung
- Penggunaan warna tidak terkendali
- Perangkat tidak sesuai volume
Managed Print Services membantu melihat seluruh lingkungan tersebut sebagai satu sistem.
1. Mengetahui Jumlah Perangkat yang Benar-benar Dibutuhkan
Tidak semua ruangan harus memiliki printer sendiri.
Sebaliknya, satu perangkat juga tidak selalu cukup untuk melayani seluruh sekolah.
Evaluasi dapat dilakukan berdasarkan:
- Jumlah pengguna
- Lokasi ruangan
- Volume cetak
- Kebutuhan warna
- Kebutuhan A3 atau A4
- Kebutuhan scan
Dari sana, sekolah dapat menentukan distribusi perangkat yang lebih efisien.
2. Mengontrol Biaya Cetak
Biaya cetak tidak hanya berasal dari pembelian printer.
Komponen lain juga perlu diperhitungkan:
- Toner
- Kertas
- Spare part
- Service
- Maintenance
- Listrik
- Downtime
Dengan pengelolaan yang lebih terstruktur, sekolah dapat mengetahui bagian mana yang paling banyak menyerap biaya.
3. Mengelola Supplies Secara Lebih Terencana
Toner yang habis saat dibutuhkan dapat mengganggu kegiatan administrasi maupun pembelajaran.
Melalui pengelolaan supplies yang lebih baik, kebutuhan toner dapat dipantau berdasarkan pola penggunaan.
Manfaatnya:
- Mengurangi pembelian mendadak
- Mengurangi stok berlebih
- Mempermudah perencanaan anggaran
- Mengurangi risiko perangkat berhenti karena toner habis
4. Mengurangi Penggunaan Warna yang Tidak Perlu
Tidak semua dokumen sekolah membutuhkan warna.
Contohnya:
- Surat internal
- Draft
- Laporan administratif
- Dokumen arsip
- Formulir
Dokumen seperti ini dapat menggunakan mode hitam putih.
Sedangkan warna dapat digunakan untuk materi yang memang membutuhkannya.
Kebijakan sederhana ini dapat membantu menekan biaya tanpa mengurangi fungsi.
5. Memanfaatkan Duplex Printing
Cetak dua sisi dapat membantu mengurangi penggunaan kertas.
Sekolah dapat menerapkan duplex sebagai default untuk dokumen tertentu, terutama:
- Materi internal
- Draft
- Laporan
- Dokumen administrasi
Kebijakan seperti ini sederhana tetapi dapat memberikan dampak cukup besar pada volume tinggi.
6. Mendukung Digitalisasi Dokumen
Mesin multifungsi juga dapat digunakan untuk scan.
Sekolah dapat memanfaatkan fitur scan untuk:
- Arsip dokumen
- Distribusi materi
- Scan formulir
- Penyimpanan laporan
- Digitalisasi dokumen administrasi
Dengan begitu, kebutuhan fotokopi fisik dapat dikurangi pada proses tertentu.
7. Mengurangi Beban Tim IT atau Administrasi
Jika perangkat sering bermasalah, staf internal harus ikut menangani:
- Driver
- Toner
- Service
- Error
- Pengadaan spare part
- Koordinasi teknisi
Dalam skema Managed Print Services, sebagian aktivitas tersebut dapat dialihkan ke penyedia layanan.
Tim sekolah dapat lebih fokus pada kegiatan inti.
8. Monitoring Penggunaan
Sekolah dengan banyak perangkat akan lebih mudah melakukan evaluasi jika memiliki data penggunaan.
Beberapa data yang berguna antara lain:
- Volume cetak per perangkat
- Perbandingan mono dan warna
- Perangkat dengan volume tinggi
- Perangkat yang jarang digunakan
- Frekuensi service
- Penggunaan toner
Dari data ini, distribusi perangkat dapat diperbaiki.
9. Keamanan Dokumen Tetap Perlu Diperhatikan
Sekolah juga menangani dokumen yang bersifat sensitif.
Contohnya:
- Data siswa
- Dokumen keuangan
- Dokumen guru
- Data administrasi
- Dokumen management
Karena itu perangkat print sebaiknya tidak hanya dilihat dari kecepatan dan biaya.
Hak akses, konfigurasi jaringan, serta keamanan perangkat juga perlu diperhatikan sesuai kebutuhan sekolah.
Apakah Sekolah Harus Menggunakan Sistem yang Kompleks?
Tidak.
Managed Print Services tidak harus selalu dimulai dari software atau sistem yang kompleks.
Sekolah dapat memulai dari hal sederhana:
- Inventaris perangkat
- Pengukuran volume
- Pengelolaan toner
- Jadwal maintenance
- Penentuan lokasi perangkat
- Kebijakan mono dan warna
Jika kebutuhan berkembang, barulah sistem dapat ditingkatkan.
Cocok untuk Sekolah dengan Banyak Perangkat
Pendekatan MPS biasanya semakin relevan ketika sekolah:
- Memiliki banyak printer
- Memiliki beberapa gedung
- Menggunakan perangkat dari berbagai tipe
- Mengalami biaya toner tinggi
- Sering mengalami downtime
- Sulit mengetahui penggunaan aktual
Pada kondisi seperti ini, pengelolaan terpusat dapat memberikan manfaat yang lebih besar.
Sewa Perangkat sebagai Bagian dari Strategi
Sekolah juga dapat mempertimbangkan skema sewa untuk sebagian perangkat.
Sewa dapat membantu mengurangi investasi awal dan membuat biaya lebih terencana.
Untuk kebutuhan perangkat di Surabaya, lihat Sewa Mesin Fotocopy Surabaya untuk Perusahaan.
Walaupun halaman tersebut berfokus pada perusahaan, prinsip pemilihan perangkat dan pengelolaan layanan juga relevan untuk institusi pendidikan.
Mulai dari Assessment Sederhana
Sebelum mengubah seluruh lingkungan print, sekolah dapat mulai dengan mencatat:
- Jumlah perangkat
- Jumlah pengguna
- Volume bulanan
- Kebutuhan warna
- Biaya supplies
- Frekuensi service
- Kondisi perangkat
Data tersebut sudah cukup untuk melihat peluang efisiensi awal.
Jika sekolah atau institusi pendidikan ingin mengevaluasi lingkungan print yang ada, hubungi Nusaprint untuk konsultasi kebutuhan perangkat dan pengelolaannya.
