Aktivitas print terlihat sederhana, tetapi dalam skala perusahaan dapat melibatkan banyak sumber daya.
Kertas, toner, listrik, perangkat, pengiriman supplies, dan penggantian mesin semuanya memiliki dampak terhadap lingkungan.
Karena itu, perusahaan yang ingin mengurangi jejak karbon kantor dapat mulai dari hal yang cukup sederhana: mengelola lingkungan print secara lebih efisien.
Sustainability Tidak Berarti Berhenti Mencetak
Tidak semua proses bisnis dapat langsung menjadi paperless.
Masih banyak dokumen yang perlu dicetak untuk:
- Administrasi
- Operasional
- Legal
- Finance
- Customer
- Produksi
- Training
Target yang lebih realistis bukan menghentikan print sepenuhnya, tetapi mengurangi pemborosan.
1. Kurangi Print yang Tidak Diperlukan
Banyak dokumen tercetak hanya karena kebiasaan.
Contohnya:
- Email internal
- Draft
- Dokumen review
- Salinan cadangan
- Laporan yang sebenarnya bisa dibaca secara digital
Perusahaan dapat mulai dengan mengevaluasi dokumen mana yang benar-benar perlu dicetak.
2. Gunakan Duplex Printing
Cetak dua sisi merupakan salah satu langkah termudah untuk mengurangi penggunaan kertas.
Untuk dokumen internal, duplex dapat diterapkan sebagai default jika tidak ada kebutuhan khusus.
Pengurangan satu lembar mungkin terlihat kecil, tetapi dampaknya akan jauh lebih besar pada lingkungan dengan volume tinggi.
3. Gunakan Warna Secara Selektif
Cetak warna berguna untuk komunikasi visual, tetapi tidak semua dokumen membutuhkan warna.
Perusahaan dapat memisahkan kebutuhan:
- Dokumen internal → hitam putih
- Proposal atau marketing → warna
- Draft → hitam putih
- Presentasi penting → warna
Kebijakan sederhana ini dapat membantu mengurangi konsumsi toner dan biaya operasional.
4. Konsolidasikan Perangkat yang Tidak Efisien
Banyak kantor memiliki beberapa printer kecil yang tersebar di berbagai meja.
Setiap perangkat membutuhkan:
- Energi
- Supplies
- Maintenance
- Spare part
- Pengelolaan
Pada lingkungan tertentu, menggabungkan sebagian kebutuhan ke perangkat multifungsi yang lebih efisien dapat membantu mengurangi jumlah perangkat.
Namun konsolidasi tetap harus mempertimbangkan jarak dan kebutuhan pengguna.
5. Pilih Perangkat Sesuai Kapasitas
Perangkat yang terlalu kecil bisa bekerja terlalu berat.
Perangkat yang terlalu besar dapat menyebabkan penggunaan sumber daya yang tidak perlu.
Karena itu, pemilihan mesin sebaiknya mempertimbangkan:
- Volume cetak
- Jumlah pengguna
- Kebutuhan A3 atau A4
- Persentase mono dan warna
- Kebutuhan scan
Perangkat yang tepat akan lebih efisien sepanjang masa penggunaannya.
6. Perpanjang Usia Pakai dengan Maintenance
Perangkat yang dirawat dengan baik dapat digunakan lebih lama.
Preventive maintenance membantu menjaga:
- Kondisi komponen
- Kualitas cetak
- Stabilitas perangkat
- Efisiensi operasional
Memperpanjang usia pakai perangkat dapat membantu mengurangi frekuensi penggantian mesin.
7. Kelola Supplies Secara Terencana
Supplies yang tidak dikelola dapat menyebabkan:
- Overstock
- Toner kedaluwarsa
- Pengiriman berulang
- Stok yang tidak terpakai
- Pembelian darurat
Pengelolaan toner berdasarkan pemakaian membantu perusahaan menjaga stok lebih efisien.
8. Gunakan Scan untuk Mengurangi Distribusi Kertas
Mesin multifungsi tidak hanya berfungsi untuk print.
Dokumen dapat dipindai dan dikirim melalui:
- Network folder
- Shared folder
- Sistem dokumen internal
Dengan begitu, dokumen tidak perlu selalu difotokopi dan dibagikan dalam bentuk fisik.
9. Pantau Volume Cetak
Perusahaan sulit mengurangi pemborosan jika tidak mengetahui pola penggunaan.
Data sederhana seperti berikut sudah berguna:
- Volume mono
- Volume warna
- Jumlah pengguna
- Jumlah perangkat
- Frekuensi toner
- Perangkat dengan penggunaan tinggi atau rendah
Dari data tersebut, perusahaan dapat menentukan area yang perlu diperbaiki.
10. Gunakan Kebijakan Print yang Sederhana
Tidak semua perusahaan membutuhkan sistem print management yang kompleks.
Kebijakan sederhana juga dapat memberi dampak.
Contohnya:
- Duplex sebagai default
- Mono untuk dokumen internal
- Warna hanya jika diperlukan
- Preview sebelum print
- Digital approval untuk dokumen tertentu
- Mengurangi duplicate printing
Yang penting adalah kebijakan mudah dipahami pengguna.
Hubungan Sustainability dengan Managed Print Services
Managed Print Services dapat membantu perusahaan melihat lingkungan print secara keseluruhan.
Bukan hanya mesin mana yang digunakan, tetapi juga:
- Berapa banyak perangkat
- Bagaimana pola penggunaan
- Bagaimana supplies dikelola
- Bagaimana service dilakukan
- Di mana terjadi pemborosan
- Apakah fleet masih efisien
Pendekatan seperti ini dapat membantu perusahaan mengurangi biaya sekaligus penggunaan sumber daya.
Pelajari juga layanan Nusaprint untuk melihat pilihan pengelolaan perangkat dan print environment.
Mulai dari Langkah yang Bisa Diukur
Sustainability akan lebih efektif jika dikaitkan dengan data.
Perusahaan dapat mulai dengan mencatat:
- Jumlah perangkat
- Volume cetak bulanan
- Penggunaan kertas
- Jumlah toner
- Umur perangkat
- Frekuensi service
Dari sana, perusahaan dapat menentukan target perbaikan yang lebih realistis.
Efisiensi dan Sustainability Bisa Berjalan Bersama
Mengurangi jejak karbon kantor tidak selalu membutuhkan investasi besar.
Sering kali, hasil awal dapat diperoleh dari:
- Mengurangi print yang tidak perlu
- Menggunakan duplex
- Mengoptimalkan jumlah perangkat
- Memperpanjang usia pakai mesin
- Mengelola supplies
- Memanfaatkan scan
Langkah-langkah tersebut juga biasanya membantu mengurangi biaya operasional.
Jika perusahaan Anda ingin mengevaluasi efisiensi lingkungan print sekaligus mencari peluang pengurangan pemborosan, hubungi Nusaprint untuk konsultasi.
