Biaya print sering terlihat kecil jika dilihat per lembar.
Namun ketika dihitung dalam satu tahun, penggunaan perangkat, toner, maintenance, spare part, listrik, serta waktu kerja karyawan dapat menjadi bagian yang cukup besar dari biaya operasional perusahaan.
Karena itu, pemilihan dan pengelolaan mesin fotocopy yang tepat dapat membantu menghemat biaya operasional kantor tanpa harus mengurangi kebutuhan kerja.
Biaya Print Tidak Hanya Harga Toner
Banyak perusahaan hanya melihat biaya toner ketika menghitung pengeluaran print.
Padahal biaya sebenarnya dapat mencakup:
- Harga perangkat
- Toner dan consumable
- Spare part
- Service
- Maintenance
- Listrik
- Waktu downtime
- Waktu administrasi pengadaan supplies
- Penggantian perangkat
Jika komponen tersebut tidak dikelola, biaya print dapat meningkat tanpa terlihat secara langsung.
1. Pilih Perangkat Sesuai Volume
Mesin dengan kapasitas terlalu kecil akan bekerja terlalu berat.
Sebaliknya, perangkat dengan kapasitas terlalu besar dapat membuat perusahaan membayar spesifikasi yang sebenarnya tidak dibutuhkan.
Karena itu pemilihan perangkat sebaiknya mempertimbangkan:
- Jumlah pengguna
- Volume cetak bulanan
- Kebutuhan A3 atau A4
- Persentase cetak mono dan warna
- Intensitas scan dan copy
Perangkat yang sesuai kebutuhan akan lebih mudah dikelola selama masa penggunaan.
2. Pisahkan Kebutuhan Mono dan Warna
Tidak semua dokumen harus dicetak berwarna.
Jika mayoritas dokumen berupa administrasi, invoice, laporan internal, atau dokumen operasional, penggunaan perangkat hitam putih dapat menjadi pilihan yang lebih efisien.
Sedangkan kebutuhan warna dapat dialihkan ke perangkat khusus untuk marketing, management, atau kebutuhan presentasi.
Strategi ini membantu perusahaan menghindari penggunaan mesin warna untuk seluruh aktivitas print.
3. Gunakan Duplex Printing
Cetak dua sisi dapat membantu mengurangi penggunaan kertas.
Untuk dokumen internal, laporan, atau draft, duplex printing dapat diterapkan sebagai kebijakan default.
Penghematan mungkin terlihat kecil per dokumen, tetapi jika dilakukan secara konsisten pada volume tinggi, dampaknya menjadi signifikan.
4. Kelola Supplies Secara Terencana
Pengadaan toner secara mendadak sering membuat proses lebih mahal dan tidak efisien.
Perusahaan dapat mengelola supplies berdasarkan pola penggunaan.
Beberapa manfaatnya:
- Mengurangi risiko kehabisan toner
- Menghindari pembelian mendadak
- Mempermudah perencanaan anggaran
- Mengurangi stok berlebih
- Mengurangi waktu administrasi
Dalam skema sewa tertentu, pengelolaan supplies dapat menjadi bagian dari layanan.
5. Preventive Maintenance Mengurangi Downtime
Menunggu mesin benar-benar rusak sebelum melakukan service dapat menghasilkan biaya yang lebih besar.
Preventive maintenance membantu mendeteksi masalah sebelum berkembang menjadi kerusakan serius.
Selain membantu menjaga perangkat, perawatan terjadwal juga mengurangi risiko pekerjaan terhenti karena mesin tidak dapat digunakan.
6. Kurangi Perangkat yang Tidak Efisien
Beberapa perusahaan memiliki terlalu banyak printer kecil di berbagai meja atau departemen.
Masing-masing perangkat membutuhkan:
- Toner
- Maintenance
- Driver
- Monitoring
- Pengadaan
- Spare part
Pada lingkungan tertentu, konsolidasi sebagian perangkat ke multifunction printer yang lebih sesuai dapat membantu menyederhanakan fleet.
Namun konsolidasi tetap harus mempertimbangkan jarak pengguna dan kebutuhan tiap departemen.
7. Hitung Total Cost, Bukan Harga Mesin
Harga pembelian murah belum tentu berarti biaya operasional rendah.
Sebelum memilih perangkat, perusahaan sebaiknya melihat:
- Harga awal
- Cost per page
- Usia pakai
- Ketersediaan supplies
- Ketersediaan spare part
- Service
- Kapasitas perangkat
Dengan begitu keputusan tidak hanya didasarkan pada harga awal.
8. Pertimbangkan Skema Sewa
Sewa mesin fotocopy dapat membantu perusahaan mengubah investasi perangkat menjadi biaya operasional yang lebih terencana.
Dalam skema tertentu, biaya bulanan dapat mencakup perangkat, service, supplies, dan maintenance.
Hal ini membuat perusahaan lebih mudah memproyeksikan pengeluaran selama periode kontrak.
Untuk melihat pilihan layanan di Surabaya, kunjungi Sewa Mesin Fotocopy Surabaya untuk Perusahaan.
9. Evaluasi Penggunaan Secara Berkala
Kebutuhan perusahaan berubah.
Jumlah karyawan dapat bertambah, volume cetak berubah, atau departemen baru dibentuk.
Karena itu konfigurasi perangkat sebaiknya dievaluasi secara berkala.
Beberapa tanda perlu evaluasi:
- Mesin sering overload
- Perangkat terlalu jarang digunakan
- Pengeluaran toner meningkat
- Volume warna naik
- Pengguna sering antre
- Downtime semakin sering
Evaluasi membantu memastikan perangkat tetap sesuai kebutuhan aktual.
Hemat Tidak Berarti Mengurangi Produktivitas
Penghematan print yang baik bukan sekadar membatasi jumlah cetak.
Tujuannya adalah menggunakan perangkat, supplies, dan kebijakan kerja secara lebih efisien.
Perusahaan tetap dapat menjaga produktivitas sambil mengurangi pemborosan.
Mulai dari Data Penggunaan
Sebelum mengganti atau menyewa perangkat baru, catat:
- Jumlah pengguna
- Volume mono
- Volume warna
- Jumlah perangkat
- Biaya supplies
- Frekuensi service
- Kebutuhan A3 dan A4
Data sederhana ini sudah cukup untuk membantu melihat apakah lingkungan print perusahaan masih efisien.
Jika perusahaan Anda sedang mengevaluasi biaya print, tim Nusaprint dapat membantu menentukan perangkat dan skema layanan yang lebih sesuai.
Hubungi Nusaprint untuk konsultasi kebutuhan print perusahaan.
