Printer warna dapat membantu perusahaan menghasilkan dokumen yang lebih informatif dan profesional.
Namun perangkat warna juga memiliki biaya operasional yang berbeda dibandingkan perangkat hitam putih.
Karena itu, sebelum membeli printer warna untuk kantor atau perusahaan, sebaiknya pahami dulu kebutuhan penggunaan sebenarnya agar perangkat yang dipilih tidak terlalu kecil, terlalu besar, atau justru mahal untuk dioperasikan.
1. Berapa Volume Cetak Warna Setiap Bulan?
Pertanyaan pertama bukan tipe printer apa yang ingin dibeli.
Pertanyaan yang lebih penting:
Berapa banyak dokumen warna yang benar-benar dicetak setiap bulan?
Perusahaan sebaiknya memisahkan volume:
- Cetak mono
- Cetak warna
- Cetak A3
- Cetak A4
Jika hanya sebagian kecil dokumen membutuhkan warna, perusahaan mungkin tidak perlu menempatkan printer warna di setiap departemen.
Satu perangkat warna bersama dapat menjadi pilihan yang lebih efisien.
2. A3 atau A4?
Kebutuhan ukuran dokumen sangat menentukan jenis perangkat.
Printer A4 cocok untuk dokumen kantor umum.
Sedangkan perangkat A3 lebih sesuai jika perusahaan membutuhkan:
- Proposal
- Grafik
- Layout
- Dokumen teknik
- Materi presentasi
- Poster internal
- Dokumen ukuran besar
Jangan memilih A3 hanya karena terlihat lebih lengkap jika penggunaannya hampir seluruhnya A4.
Sebaliknya, jangan memilih A4 jika kebutuhan A3 memang rutin.
3. Hitung Biaya Operasional, Bukan Hanya Harga Perangkat
Harga beli perangkat hanya salah satu komponen.
Biaya sebenarnya juga dapat mencakup:
- Toner
- Drum atau imaging component
- Maintenance
- Spare part
- Service
- Kertas
- Listrik
- Downtime
Karena itu perangkat yang lebih murah di awal belum tentu lebih murah selama masa penggunaan.
Untuk perusahaan dengan volume tertentu, skema sewa juga dapat menjadi alternatif agar biaya lebih mudah direncanakan.
4. Seberapa Penting Kualitas dan Akurasi Warna?
Tidak semua dokumen membutuhkan kualitas warna yang sama.
Untuk dokumen internal, warna standar biasanya cukup.
Namun untuk kebutuhan seperti:
- Proposal customer
- Materi marketing
- Company profile
- Presentasi
- Grafik management
- Katalog
konsistensi warna menjadi lebih penting.
Kualitas hasil tidak hanya dipengaruhi printer, tetapi juga toner, jenis kertas, file sumber, kalibrasi, dan kondisi perangkat.
Pelajari juga artikel Faktor yang Mempengaruhi Kualitas Cetak dan Akurasi Warna.
5. Bagaimana Dukungan Service dan Supplies?
Printer digunakan untuk mendukung aktivitas bisnis.
Karena itu ketersediaan service dan supplies perlu diperhatikan sebelum memilih perangkat.
Pertimbangkan:
- Ketersediaan toner
- Ketersediaan spare part
- Dukungan teknisi
- Waktu penanganan service
- Kemudahan maintenance
- Ketersediaan consumable
Perangkat yang bagus tetapi sulit mendapatkan toner atau service dapat menjadi masalah ketika digunakan dalam jangka panjang.
Jangan Hanya Membandingkan Kecepatan Cetak
Spesifikasi kecepatan memang penting, tetapi bukan satu-satunya ukuran.
Perusahaan juga perlu mempertimbangkan:
- Duty cycle
- Kapasitas paper tray
- Document feeder
- Duplex printing
- Duplex scanning
- Network connectivity
- Kemudahan penggunaan
- Security
- Ukuran perangkat
Pemilihan yang tepat adalah kombinasi antara kemampuan perangkat dan kebutuhan pengguna.
Printer Warna atau Mesin Fotocopy Multifungsi?
Untuk satu atau beberapa pengguna dengan volume ringan, printer warna mungkin sudah mencukupi.
Namun untuk lingkungan kerja dengan banyak pengguna, kebutuhan A3, copy, dan scan, perangkat multifungsi dapat lebih praktis.
Satu perangkat dapat digunakan untuk:
- Copy
- Scan
- Dokumen mono
- Dokumen warna
- A3 dan A4
Karena itu pemilihan perangkat sebaiknya melihat keseluruhan workflow dokumen.
Kapan Sewa Lebih Masuk Akal daripada Membeli?
Pembelian cocok jika perusahaan memang ingin memiliki perangkat dan siap mengelola seluruh lifecycle-nya.
Sewa dapat dipertimbangkan ketika perusahaan ingin:
- Menghindari investasi besar di awal
- Mendapatkan biaya bulanan yang lebih terencana
- Mendapatkan dukungan service
- Mengelola supplies melalui satu layanan
- Menyesuaikan perangkat dengan kebutuhan kontrak
Untuk kebutuhan perusahaan di Surabaya, lihat Sewa Mesin Fotocopy A3 Warna Surabaya.
Mulai dari Pola Penggunaan
Sebelum membeli printer warna, kumpulkan data sederhana:
- Jumlah pengguna
- Volume mono
- Volume warna
- Kebutuhan A3 atau A4
- Kebutuhan scan
- Jenis dokumen yang dicetak
- Lokasi perangkat
Data ini membantu perusahaan memilih perangkat secara lebih objektif.
Jika perusahaan Anda masih membandingkan antara membeli atau menyewa perangkat warna, hubungi Nusaprint untuk konsultasi kebutuhan perangkat.
